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Houston, tenemos un e-mail

6 enero, 2013 Deja un comentario

Me asombra comprobar, cFuture Shockada vez con más frecuencia, cómo en muchas organizaciones, durante las reuniones de seguimiento de un proyecto o simplemente en reuniones ordinarias de departamento, se apela a la poca productividad, la ineficiencia o la escasa “implicación [= horas]” para sacar adelante el trabajo. Si cualquier empleado informa de que está sobresaturado de trabajo, en la mayoría de las empresas esa información se interpreta como que, de un modo u otro, está gestionando mal sus plazos (=perdiendo el tiempo)  y seguramente se le aconsejaría revisar su implicación.

El exceso de información y de trabajo en las empresas es un problema real con causas reales, y está afectando de manera invisible a las organizaciones sin que éstas sepan reaccionar de manera eficiente, es decir, tomandomedidas para facilitar al trabajador la gestión del tiempo sin que tenga que temer por su puesto “porque no llega” a todo. Entre las causas reales que indicen en la óptima gestión del tiempo está la gestión del correo electrónico.La cultura del mail, que supuestamente sirve para agilizar las comunicaciones, se ha convertido, debido al mal uso que se hace de este canal,  en una de las causas principales del descenso de la productividad. Alrededor de un cuarto de la jornada laboral se utiliza para atender y gestionar el correo electrónico. A este dato, en algunas empresas hay que sumarle la gestión de las comunicaciones corporativas por chat (Communicator y similares),que acaban invadiendo el tiempo de trabajo, haciendo caso omiso del cartel ‘no molestar’. Estas interrupciones suponen un descenso del rendimiento si la información que se gestiona no está alineada con el trabajo en curso.

Según un estudio realizado por IDC en España en los años 2008-2009, dedicamos unas 13 horas semanales a leer y responder correo electrónico; pasamos unas 8,8 horas buscando y recopilando información, otras 8 horasanalizando información y 6,4 horas coordinando y colaborando dentro de la empresa. Es decir, casi un 40% de la jornada laboral lo dedicamos a gestionar el conocimiento.

Existen iniciativas que intentan solucionar estos problemas bajo un planteamiento enfocado en profesionalizar y optimizar la gestión del conocimiento. Los ECP (Enterprise Conversation Planners), como evolución optimizada de las plataformas actuales de Empresa 2.0, son plataformas para la medición, monitorización y optimización de las conversaciones que fluyen en la organización o entre organizaciones y  que plantean soluciones de analítica social avanzada o proporcionan gestores de tareas que pueden ayudar en gran parte a limitar, clasificar y o filtrar la información de una manera más eficiente.

En cualquier caso, la solución técnica debe ir acompañada de un cambio de mentalidad y de una cierta “reeducación” en el manejo de recursos. En la aplicación de cualquier herramienta tecnológica es fundamental aplicar el sentido común, para que dicha herramienta no se convierta en un obstáculo en lugar del aliado que venía a ser. Conviene inculcar esa mentalidad a todos los miembros del equipo (sea cual sea su posición en el organigrama). Solo de ese modo se perfilará una nueva gestión del conocimiento, basada en el uso racional y eficiente de las herramientas y procesos de comunicación oral y escrita.